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Conservazione Documenti Contabili: Tempi E Scadenze

Conservazione documenti contabili: tempi e scadenze

Una domanda che riguarda e coinvolge non solo le aziende e le realtà professionali, ma anche i privati, è quella relativa alla documentazione fiscale. Per quanto tempo vanno conservate? Dopo quanto tempo possono essere distrutte e cestinate? Se con l’introduzione della fattura elettronica molto in questo senso può essere cambiato, trattandosi di processi di generazione e conservazione digitale, la questione della conservazione dei documenti fiscali rimane.

Se per gli scontrini fiscali l’obbligo di conservazione è relativo alla garanzia sull’acquisto di quel prodotto o servizio, qual è invece la normativa vigente per le scritture contabili, i modelli F24, le dichiarazioni dei redditi, eccetera? Vediamo cosa c’è da sapere.

Quali sono i documenti da conservare

Si parla di conservazione dei documenti contabili perché la legge stabilisce un limite temporale massimo entro il quale l’autorità fiscale competente può effettuare dei controlli e degli accertamenti. Durante questo periodo, quindi, i cittadini e i contribuenti devono poter presentare tutta la documentazione fiscale relativa a quella pratica.

Quanto tempo conservare i documenti fiscali e contabili

Il principio generale prevede che tutti i documenti contabili e fiscali debbano essere conservati per dieci anni. La data che fa riferimento è quella dell’ultima registrazione di tali documenti. Va chiarito come la legge preveda che non possa essere richiesta una conservazione superiore ai dieci anni, ma che se è in corso una verifica o un accertamento, i documenti contabili e fiscali devono essere conservati fino al termine di tale procedura. Il principio generale è espresso dalla Legge 212 del 27 luglio 2000 “Disposizioni in materia di statuto dei diritti del contribuente”.

In deroga al principio generale dei dieci anni, che è un limite massimo oltre il quale non si può andare, ci sono alcuni documenti per i quali è richiesto un tempo minore di conservazione. È il caso, ad esempio, delle:

  • quietanze assicurative – vanno conservate per 1 anno;
  • rette scolastiche – vanno conservate per 1 anno;
  • parcelle professionali – vanno conservate per 3 anni;
  • bollo auto – va conservato per 4 anni;
  • ricevute d’affitto – vanno conservate per 5 anni;
  • utenze domestiche – vanno conservate per 5 anni;
  • contravvenzioni – vanno conservate per 5 anni;
  • multe – vanno conservate per 5 anni;
  • documenti relativi alle dichiarazioni dei redditi – conservazione entro la fine del quarto anno successivo a quando tale atto è stato emesso e presentato;
  • ricevute ICI, IMU, TARI, TARES e TASI – vanno conservate per sei anni.

Le sanzioni

L’obbligo di conservazione dei documenti contabili si riferisce a tutti gli imprenditori, le aziende e i liberi professionisti. Tale obbligo riguarda anche coloro che non hanno responsabilità diretta, ma devono permettere alle autorità competenti di effettuare le valutazioni e gli accertamenti del caso. Quando viene svolto un controllo e non si ha la possibilità di presentare i documenti contabili richiesti, si è colpevoli del reato di distruzione di documenti contabili che ha conseguenze di tipo penale.

Secondo quanto stabilito della Corte di Cassazione (sentenza 6752 del 21 febbraio 2012), tale reato è attribuibile anche quando non si può dimostrare la volontà di evadere le tasse.

Per qualsiasi approfondimento o necessità specifica è sempre consigliabile richiedere una consulenza fiscale tramite la quale ottenere tutte le informazioni utili per questo tipo di verifiche.

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