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Firma Digitale: Cosa C’è Da Sapere

Firma digitale: cosa c’è da sapere

Con la nuova fattura elettronica è tornata d’attualità la questione relativa alla firma digitale, quello strumento utile per validare un documento telematico. Di per sé, come vedremo, la firma digitale non si utilizza solamente per la fattura elettronica, ma ha un uso molto più ampio. Approfondiamo l’argomento andando ad analizzare quali sono le caratteristiche e le ragioni per utilizzare questo strumento e come fare per avere la propria.

Scopo e caratteristiche

La firma digitale è l’equivalente elettronico della classica firma che con la penna si antepone in calce a qualsiasi tipo di documento cartaceo per sottoscriverlo integralmente. A differenza della firma tradizionale, quella digitale ha caratteristiche tecniche e legali leggermente diverse e anche le modalità di applicazione della stessa sono, inevitabilmente, differenti.

Lo scopo della firma digitale, quindi, è quello di validare e rendere autentico un documento, evitando contraffazioni. Le caratteristiche della firma digitale sono:

  • Autenticità – Essa serve a indicare l’identità di colui che applica la propria firma ad un documento e lo fa in maniera univoca e senza alcun tipo di ambiguità;
  • Validità – I documenti firmati in maniera digitale hanno valore legale;
  • Integrità – La firma digitale garantisce che il documento firmato non abbia subito modifiche dopo essere stato sottoscritto.

Lo scopo della firma digitale è quello di snellire, semplificare e velocizzare le comunicazioni tra i cittadini e la Pubblica Amministrazione e tra le Imprese, dematerializzando i documenti, passando quindi dal cartaceo al digitale.

Come funziona la firma digitale?

Dal punto di vista propriamente tecnico per poter siglare un documento è necessario utilizzare dei dispositivi di firma digitale. Si tratta di una chiavetta USB o di una Smart Card da collegare al PC che si sta utilizzando in quel momento e con la quale processare il file che si vuole firmare o autenticare la procedura online desiderata. Per completare questa operazione è necessario un PIN e una password in possesso del titolare della firma. Tale processo avviene tramite due chiavi crittografiche: una (il certificato di firma digitale) univoco e relativo ad ogni soggetto titolare di firma digitale, la seconda privata e che rimane segreta. La firma avviene tramite un software specifico che esegue le operazioni tecniche e che genera un file con estensione .p7m.

Quando utilizzare la firma digitale

Come abbiamo detto all’inizio non si deve associare esclusivamente la firma digitale alla fattura elettronica. Questo strumento di autenticazione può essere utilizzato anche per firmare: atti societari, autocertificazioni, bilanci, comunicazioni con l’Agenzia delle Entrate, comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, contatti, dichiarazioni di cambio di residenza, ordini di acquisto, registri dei revisori contabili, richiesta dei contributi, risposte ai bandi di gare, verbali di riunioni e altri documenti sottoscritti tra privati.

Come fare per avere la firma digitale

Abbiamo visto cos’è e come fare una firma digitale, vediamo ora come richiederla qualora non se ne fosse ancora in possesso. Per farlo bisogna rivolgersi ai cosiddetti Certificatori autorizzati che sono presenti all’interno dell’Elenco pubblico dei certificatori Firma digitale. Una volta scelto a quale Certificatore rivolgersi bisogna fornirgli un proprio documento di identità valido e creare la propria utenza. Dopo le opportune verifiche il Certificatore rilascerà un PIN identificativo con le doppie chiavi (quella pubblica e quella privata) e genererà il certificato con i dati del titolare che ha richiesto la firma digitale. Il costo di questo processo e del kit con il lettore della Smart Card o della chiavetta USB variano da Certificatore a Certificatore. Può variare anche la durata della validità della firma digitale che può andare dai 12 ai 36 mesi.

Una firma per il futuro

Avere la firma digitale è un vantaggio sia per i privati che per le imprese, che possono così avvalersi di uno strumento utile e sicuro. Tale meccanismo, anche se all’inizio può apparire complesso e articolato (come tutte le novità) si rivela decisivo in una prospettiva di digitalizzazione dei processi burocratici, con tutti i benefici possibili in termini di rapidità, sicurezza e praticità.

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